Bilkent Üniversitesi Mezunlar Dernegi Denetleme Kurulu 31 Mart 2008 Denetim Raporu Dönem 2008-1 1-5 BLMED DENETLEME KURULU 31 MART 2008 DENETM RAPORU 2008-1 15 Nisan 2008 Denetleme kurulumuz tüzügümüzün 21. Maddesi uyarınca dernegimizin 1 Ocak 31 Mart 2008 tarihleri arasındaki faaliyetlerini incelemiş ve asagıdaki denetim raporunu hazırlamıstır. lgili raporda “defterler, gelir/giderler, alınan kararlar” tüzük ve muhasebe prensipleri açısından incelenmis, eksikler ve bu eksiklerin giderilmesine iliskin tavsiyelere yer verilmistir. Bu yıldan baslamak üzere Denetleme Kurulumuzun her üç ayda bir dernegi denetlemesi, denetleme raporunu yönetim kuruluna sunması, bir önceki dönem görülen eksikliklerin düzeltilip düzletilmediginin belirtilmesi ve yılsonunda nihai raporu hazırlanması konusunda denetleme kurulumuz oy birligi ile karar almıstır. Yönetim Kurulumuzun ekte sunulan 1 Ocak -31 Mart 2008 raporunu üyelerimiz ile de paylasmasını rica ederiz. Saygılarımızla, Bozkurt K.Yılmaz Ahmet Nalbur Hakan Köksal Denetleme Kurulu Baskanı Denetleme Kurulu 2.Baskanı Denetleme Kurulu Sözcüsü Üye no: 1 Üye no: 33 Üye no: 991 2-5 BLMED DENETLEME KURULU 31 MART 2008 DENETM RAPORU 2008-1 A ) DEFTERLER Dernegimizin kanunen tutulması zorunlu defterleri ile ilgili degerlendirmeler asagıdadır. 1-) Karar defteri: Defter mevcuttur. Noterden onaylıdır. Hali hazırda tutulmaktadır. Kanun geregi her yılbasında alınan ilk kararın 1 numara ile baslaması ve sene sonuna kadar sıra takip etmesi gerekmektedir. Gerekli düzeltmenin yapılması talep edilmektedir. 2-) Üye kayıt Defteri: 22 adet defter mevcuttur. Tamamı noterden tasdik edilmistir. Kayıtların düzenli olarak tutuldugu görülmüstür. Ancak defterde yer alması gereken “üye fotografları” yerine yapıstırılmamıstır. Yönetim kurulundan bu eksikligin giderilmesi talep edilmektedir. 3-) Demirbaş Defteri: 1 adet defter mevcuttur. Noterden tasdik edilmistir. 2001 yılından bu yana dernegin demirbaslarının bu deftere islenmedigi görülmüstür. Dernegimizin yıllık geliri 500.000.YTL’yi asmadıgı için “isletme usulü” defter tutması zorunludur. Bu nedenle demirbaş defterinin de tutulması ve güncellenmesi zorunludur. Yönetim kurulundan dernegin tüm demirbaslarının tek tek tespit edilmesi, deftere islenirken fatura bilgilerine yer verilmesi, demirbaslar bagış yoluyla geldiyse bagısı yapan kisiden belge alınması, mevcut tüm demirbasların defter kayıtlarına göre numaralandırılması ve üzerlerine birer numara çıkartması yapıstırılması talep edilmektedir. Demirbaslardan bagımsız olarak satın alınmış olan sarf ve yaptırılmış olan promosyon malzemelerinin envanterinin çıkarılması ve ayda bir kez güncellenmesi talep edilmektedir. 4-) Gelir / Gider Defteri: 2 adet defter mevcuttur. Noterden tasdik edilmistir. Defterlerin 2001 yılından bugüne islenmedigi görülmüstür. Dernegin tüm gelir giderinin bu deftere islenmesi talep edilmektedir. 5-) Alındı Belgesi Defteri: 1 adet mevcuttur, noterden tasdiklidir. Defterin islenmedigi görülmüstür. slenmesi talep edilmektedir. 6-) Evrak Kayır Defteri: 1 adet mevcuttur. Noterden tasdiklidir. Eksikler olsa da islenmistir. B-) Gelir / Gider Dernegimizin gelir giderleri tablosunun çıkarılması için 31 Aralık 2007 tarihli gelir gider tablosu sonuçları esas alınmıstır. 24 Subat 2008 tarihinde göreve baslayan yönetim ile daha önce görev yapan yönetim arasında bir “devir teslim” tutanagı olmadıgı anlasılmıstır. Mevcut yönetimden “devir teslim” tutanagı hazırlanması için bir önceki yönetim ile görüsülerek ilgili islemlerin yapılması talep edilmektedir. Dernegin borç ve alacaklarının tespiti için iş yapılan tüm firmalardan “hesap mutabakatı” istenmesi, buna göre dernegin varsa borç ve alacaklarının çıkarılması talep edilmektedir. 3-5 BLMED DENETLEME KURULU 31 MART 2008 DENETM RAPORU 2008-1 B-) Gelir / Gider (Devamı) 1-) Gelirler: Degisen dernekler kanunu geregi tüm gelirler için “alındı belgesi” kesilmesi zorunlulugu kalkmıstır. Ancak nakit ödenen aidatlar için de “alındı belgesi” tanzim edilmedigi görülmüstür. Yönetime tüm gelirler için kanuni zorunluluk olmamasına ragmen “alındı belgesi” düzenlenmesi tavsiye edilmesine karar verilmistir. ncelenen evraklar sonucu dernegin 1 Ocak -31 Mart 2008 tarihleri arasındaki toplam gelirinin 12.144 YTL oldugu görülmüstür. 2-) Giderler Faturalar, makbuzlar ve banka dekontları incelenerek dernegin giderleri hesap edilmistir. Giderlerin bir bölümü için belge olmayıp sadece banka dekontu mevcuttur. Belge alınmayan tüm harcamalar için mutlaka gider pusulası düzenlenmelidir. Yönetimden bundan sonraki dönem için bu konuda hassasiyet göstermesi talep edilmektedir. Dernegin borç ve yükümlüklerinin görülmesi için dernekle iş yapan firmalarla yapılan sözlesmeler incelenmiş bazı firmalar/kisiler ile sözlesmemizin olmadıgı, bazı firmalar/kisiler ile de sözlesmelerin asılların olmadıgı görülmüstür. Yönetimden bu sözlesmeleri temin etmesi, sözlesme olmadan iş yapılan firmalar ile de en kısa sürede sözlesme yapılması talep edilmektedir. 1 Ocak -31 Mart 2008 tarihleri arasındaki toplam giderlerin 43.388 YTL oldugu görülmüstür. • 24 Subat 2008 tarihindeki genel kurulumuzda da gündeme gelen, Tüzügümüzün 26.maddesi: “MADDE 26 -Dernegin Çalısma Dönemi 1 Ocakta baslar ve 31 Aralıkta sona erer. Dernegin Bütçesi, Yıllık Bütçe Yönetmeligi ile Gelir ve Gider çizelgelerinden olusur. Bütçenin yürürlüge girdigi 1 Ocak tarihi ile onanmasının yapıldıgı Genel Kurul tarihi arasındaki süre içinde yapılacak gider ve harcamalar bir önceki bütçenin giderler çizelgesindeki aynı süreye iliskin giderler tutarını asamaz.” Uyarınca inceleme yapılmış ve 1 Ocak 2008 – 24 Subat 2008 tarihleri arasındaki harcamalar toplamının 32.707 YTL oldugu görülmüstür. Bir önceki senenin yani 1 Ocak 2007 – 25 Subat 2007 arasındaki harcama toplamı da 10.615 YTL’dir. Enflasyon oranı ve biraz üzerindeki bir artısın kabul görebilecegiasikârdır. Ancak iki dönem içindeki artış % 208’dir. Buna göre tüzügün ilgili maddesinin bir 2007 yönetim kurlumuz tarafından ihlal edildigi görülmüstür. Mevcut yönetim kuruluna, önümüzdeki sene aynı dönemde bu hatanın tekrar edilmemesi için uyarıda bulunulmasına karar verilmistir. Dernegimizin mali tablolarının daha seffaf ve anlasılır olması, her ay sonunda hesapların kapatılması için bir mali müsavirden destek alınması için yönetim kurulumuza tavsiyede bulunulmasına karar verilmistir. 4-5 BLMED DENETLEME KURULU 31 MART 2008 DENETM RAPORU 2008-1 KARARLAR Dernegimizin karar defteri esas alınarak yapılan incelememizde asagıdaki hususlarda eksiklikler görülmüstür. Her bir eksiklik için önerilerimiz ilgili konuya yazılmıstır. 1) Yönetim Kurulumuzun aldıgı bazı kararlarda ör:“Takvim bastırılmasına karar verilmistir” gibi çok genel ifadeler yer almaktadır. Bu örnekten yola çıkarak yaptırılacak ürünün bilgisi, kime yaptırılacagı ve en önemlisi ayrılan bütçe bu tip kararlarda yer almalıdır. Aynı zamanda yaptırılan ürünlerin ücretsiz dagıtılacaksa, hangi esaslara göre bu dagıtımın yapılacagı, satılacaksa hangi fiyatlardan satılacagı gibi bilgilerin de yer alması gerekmektedir. 2) Dernegimizin geçtigimiz sene içinde ve bu yılın ilk 2 ayında üyelerimize yönelik promosyon ürünleri yaptırdıgı görülmüstür. Takvim, kursun kalem, sticker, yönetim faaliyetlerini anlatan CD, Sarap, Sarap Kutusu, logolu poset vs gibi ürünlere 2007 yılında 23.284 YTL, 2008 yılının ilk 2 ayında 3.436 YTL harcanmıstır. Toplamda 26,720 YTL olan bu bedel ortalama 445 üyemizin aidatı demektir. Yönetim kurulumuza önerimiz, önümüzdeki dönemlerde promosyon harcamalarının makul düzeylere indirilmesi, promosyon ürünleri seçiminde daha dikkatli davranılması ve Dernek amacına uygun seçimler yapılmasıdır. 3) Dernegimizin 2007 yılında aldıgı bir karar ile yönetim kurulunun temsil giderlerinin dernekçe ödendigi görülmektedir. Gönüllü bir organizasyonda zorunluluk olmadıkça Dernek çalısanları dısındakilerin yani yönetim ve denetleme kurulu üyelerinin temsil giderlerinin kendilerince karsılanması tavsiye edilmektedir. Zorunluluk halinde ise öncelikle yapılacak harcama için yönetim kurulu kararı ile yetki verilmesi ve sonrasındaki kararda harcanan bedelin ve ödemenin nasıl gerçeklestirildiginin yazılması tavsiye edilmektedir. 4) Genel kurul toplantısı için özel koruma tutulmuş ve bunun için 500 YTL ödenmistir. Aynı üniversite sıralarında okumus, medeni, kültürlü arkadasların kurudugu, üye oldugu bir dernekte böyle bir uygulamanın geregi olmadıgı düsünülmektedir. Önerimiz önümüzdeki dönemde böyle bir harcama yapılmamasıdır. 5) Dernegimizin faaliyet raporuna göre son iki yılda (Genel kurul tarihi olan 24 Subat 2008’e kadar) 56 arkadasımız “çesitli nedenlerle” dernek üyeliginden ayrılmıstır. Üye kayıt defterlerinde bu rakamın daha yüksek oldugu görülmüstür. Üyelikten çıkan üyelerimizin tekrar kazanılması için tek tek iletisim kurulması konusunda bir çalısma yapılması tavsiye edilmektedir. 5-5